Was kostet eine Personalvermittlung üblicherweise?

Viele Personalvermittlungen arbeiten mit einem Erfolgshonorar. Wird beispielsweise eine Fachkraft mit einem Jahresbruttogehalt von 60.000 Euro vermittelt, können bei einem Honorar von 20 bis 30 Prozent Kosten zwischen 12.000 und 18.000 Euro entstehen.

Andere Personalberatungen arbeiten mit Retainern, Teilzahlungen oder einer Kombination aus Grundhonorar und Erfolgsprämie.

Entscheidend ist deshalb nicht allein der Prozentsatz.

Ein Unternehmer sollte vielmehr fragen:

Welche Leistungen sind im Preis enthalten? Wie lange wird aktiv gesucht? Welche Recruiting-Kanäle werden genutzt? Werden auch Kandidaten angesprochen, die nicht aktiv suchen? Und was passiert, wenn die erste Maßnahme nicht funktioniert?

Die Fragen, die Unternehmer wirklich beschäftigen

1. Warum bekomme ich trotz Stellenanzeigen keine passenden Bewerbungen?

Mehr Bewerbungen bedeuten nicht automatisch bessere Bewerber.

Das zeigt sich auch im aktuellen Arbeitsmarkt. Unternehmen erhalten teilweise wieder mehr Bewerbungen, gleichzeitig bleibt die Passung eine Herausforderung. Stepstone beziffert die durchschnittliche Time-to-Hire 2026 auf rund zehn Wochen.

Unser Lösungsansatz:

Wir warten nicht ausschließlich darauf, dass sich jemand auf eine Stellenanzeige bewirbt.

Je nach Position kombinieren wir unterschiedliche Wege:

• Active Sourcing

• Direktansprache

• Social Recruiting

• Business-Netzwerke

• Jobbörsen

• weitere geeignete Recruiting-Kanäle

Die entscheidende Frage lautet nicht:

„Wo können wir noch eine Stellenanzeige veröffentlichen?“

Sondern:

„Wo sind die Menschen erreichbar, die für diese konkrete Stelle infrage kommen?“

2. Wie erreiche ich Fachkräfte, die gar nicht auf Jobsuche sind?

Das ist eine der wichtigsten Fragen bei schwer zu besetzenden Positionen.

Wer zufrieden beschäftigt ist, besucht möglicherweise keine Stellenbörse und sucht nicht nach „Jobs in meiner Nähe“.

Trotzdem kann diese Person grundsätzlich offen für einen Wechsel sein.

Genau hier setzt Active Sourcing an.

Auch das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung empfiehlt Active Sourcing insbesondere bei schwer zu besetzenden Stellen als zusätzlichen Recruiting-Weg. Dabei sind eine klare Zielgruppe, die richtigen Kanäle und eine persönliche Ansprache entscheidend.

Unser Ansatz: Wir definieren zunächst, wen wir tatsächlich suchen. Anschließend identifizieren wir geeignete Kandidaten und sprechen diese aktiv an.

Damit erweitern wir den Kandidatenmarkt über diejenigen hinaus, die gerade aktiv Bewerbungen schreiben.

3. Wie lange dauert es, eine Stelle zu besetzen?

Darauf gibt es keine seriöse pauschale Antwort.

Position, Region, Gehalt, Anforderungen, Arbeitgeberattraktivität und die Verfügbarkeit geeigneter Kandidaten beeinflussen die Dauer erheblich.

Das IAB ermittelte für 2025 durchschnittlich 86 Tage zwischen Beginn der Personalsuche und tatsächlichem Arbeitsbeginn.

Bei einzelnen Engpassberufen kann es erheblich länger dauern.

Noch wichtiger: Laut einer aktuellen Befragung der ManpowerGroup geben 39 Prozent der Unternehmen an, heute länger für Stellenbesetzungen zu benötigen als noch vor einem Jahr. Als wesentliche Gründe nennen Unternehmen fehlende Kompetenzen bei Bewerbern und die mangelnde Verfügbarkeit qualifizierter Kandidaten.

Deshalb arbeiten wir nicht nach dem Prinzip:

Anzeige veröffentlichen → warten → hoffen.

Wir suchen aktiv und passen die Recruiting-Maßnahmen während der Laufzeit an.

4. Warum sollte ich sechs Monate in die Personalsuche investieren?

Weil eine schwer zu besetzende Stelle nicht automatisch nach vier Wochen leichter zu besetzen ist.

Eine einzelne Kampagne oder Stellenanzeige kann funktionieren.

Sie muss es aber nicht.

Deshalb ist unser Ansatz bei der ihoch3 consulting gmbh auf eine kontinuierliche Personalsuche über sechs Monate ausgelegt.

Dadurch können verschiedene Maßnahmen eingesetzt, ausgewertet und angepasst werden.

Das Ziel ist nicht möglichst viel Recruiting-Aktivität.

Das Ziel ist die Einstellung eines passenden Mitarbeiters.

Konkrete Beispielrechnung: Was kostet die Personalsuche bei uns?

Nehmen wir eine offene Position mit einem vereinbarten Jahresbruttogehalt von:

60.000 Euro

Für eine Stelle arbeiten wir sechs Monate kontinuierlich an der Personalsuche.

6 Monate Personalsuche

6 × 1.500 Euro
= 9.000 Euro

Darin enthalten ist die aktive Bearbeitung einer Stellenbeschreibung über die vereinbarte Vertragslaufzeit.

Erfolgreiche Besetzung

Kommt es zur Einstellung, beträgt unsere Erfolgsprämie:

10 % von 60.000 Euro
= 6.000 Euro

Gesamtinvestition bei erfolgreicher Besetzung

9.000 Euro laufende Personalsuche

• 6.000 Euro Erfolgsprämie
  = 15.000 Euro Gesamtinvestition

Das entspricht bei einem Jahresbruttogehalt von 60.000 Euro insgesamt 25 % eines Jahresbruttogehalts.

Damit liegt die Gesamtinvestition in diesem Beispiel innerhalb einer Größenordnung, die auch bei klassischen Personalvermittlungsmodellen üblich sein kann. Der wesentliche Unterschied liegt jedoch im Ansatz:

Sie investieren nicht nur in die Vermittlung eines vorhandenen Kandidaten, sondern in sechs Monate aktive und kontinuierliche Personalsuche.

Aber sind 15.000 Euro nicht viel Geld?

Ja.

15.000 Euro sind eine Investition, über die ein Unternehmer nachdenken sollte.

Aber für eine wirtschaftliche Entscheidung fehlt noch eine zweite Zahl:

Was kostet es, wenn die Stelle weitere sechs Monate nicht besetzt wird?

Diese Kosten erscheinen auf keiner Rechnung eines Personalvermittlers.

Sie können trotzdem erheblich sein:

entgangene Aufträge, Überstunden, Überlastung vorhandener Mitarbeiter, weniger Kapazität, längere Lieferzeiten, nicht angenommene Projekte, Belastung der Führungskräfte oder zusätzliche Recruiting-Ausgaben.

Deshalb sollte die Entscheidung nicht lauten:

„Sind mir 15.000 Euro Personalvermittlung zu teuer?“

Die bessere unternehmerische Frage lautet:

„Was kostet mich diese Stelle, wenn sie weitere drei, sechs oder neun Monate unbesetzt bleibt?“

Erst dann lassen sich die Kosten einer Personalvermittlung wirtschaftlich beurteilen.

5. Kann ich Mitarbeiter nicht einfach selbst suchen?

Natürlich.

Und bei vielen Stellen funktioniert das hervorragend.

Hat ein Unternehmen genügend Bewerbungen, interne Recruiting-Kompetenz und Zeit für die Kandidatensuche, ist eine externe Personalvermittlung möglicherweise gar nicht notwendig.

Anders sieht es aus, wenn:

• Stellenanzeigen kaum geeignete Bewerbungen bringen,

• eine Position seit Monaten offen ist,

• geeignete Kandidaten aktiv angesprochen werden müssen,

• intern Zeit für Active Sourcing fehlt,

• immer dieselben Recruiting-Kanäle ohne Ergebnis genutzt werden oder

• die Vakanz inzwischen operative Probleme verursacht.

Dann kann externe Unterstützung wirtschaftlich sinnvoll werden.

6. Ist der Fachkräftemangel überhaupt noch so groß?

Der Arbeitsmarkt hat sich verändert.

Das bedeutet aber nicht, dass der Fachkräftemangel verschwunden ist.

Das KOFA bezifferte die Fachkräftelücke 2025 auf rund 369.500 rechnerisch nicht besetzbare Stellen. Rund jede dritte offene Stelle für qualifizierte Arbeitskräfte konnte rechnerisch nicht passend besetzt werden. Besonders betroffen sind weiterhin kleine und mittlere Unternehmen.

Deshalb muss Recruiting heute differenzierter betrachtet werden.

Nicht jede offene Stelle ist schwer zu besetzen.

Aber die richtigen Menschen für eine konkrete Position, Region und ein konkretes Unternehmen zu finden, kann weiterhin schwierig sein.

7. Wann lohnt sich eine Personalvermittlung?

Aus meiner Sicht vor allem dann, wenn der wirtschaftliche Schaden einer unbesetzten Stelle größer wird als die Investition in eine professionelle Suche.

Stellen Sie sich deshalb fünf Fragen:

Wie lange ist die Stelle bereits unbesetzt?

Wie viel Umsatz oder Produktivität verlieren wir dadurch?

Wie stark werden vorhandene Mitarbeiter zusätzlich belastet?

Erreichen wir mit unseren bisherigen Maßnahmen überhaupt die richtigen Kandidaten?

Was kostet uns ein weiterer Monat ohne Besetzung?

Wenn die letzte Frage unangenehmer wird als die Frage nach dem Vermittlungshonorar, lohnt es sich, über einen anderen Recruiting-Ansatz nachzudenken.

Personalvermittlung sollte nicht möglichst billig sein. Sie sollte sich rechnen.

Genau deshalb betrachten wir Recruiting nicht als Verkauf von Stellenanzeigen.

Wir analysieren:

Wen suchen Sie?

Wo finden wir diese Menschen?

Wie können wir sie erreichen?

Welche Ansprache funktioniert?

Welche Recruiting-Kanäle benötigen wir?

Und anschließend arbeiten wir kontinuierlich an der Besetzung.

Denn am Ende zählt für einen Geschäftsführer nicht die Anzahl veröffentlichter Anzeigen.

Auch nicht die Anzahl verschickter LinkedIn-Nachrichten.

Und eigentlich nicht einmal die Anzahl der Bewerbungen.

Entscheidend ist, ob am Ende der passende Mensch seinen Arbeitsvertrag unterschreibt.

Sie suchen Mitarbeiter – finden aber nicht die richtigen?

Dann sollten wir nicht als Erstes über Personalvermittlung sprechen.

Sondern über Ihre offene Stelle.

In einem ersten Gespräch prüfen wir, wie realistisch eine Besetzung ist, welche Kandidaten infrage kommen und über welche Wege wir diese Menschen erreichen können.

Erst danach entscheiden Sie, ob eine Zusammenarbeit für Sie wirtschaftlich sinnvoll ist.